Wzór pismo uzasadniające podwyżkę cen usług lub produktów

Wzór pismo uzasadniające podwyżkę cen

15.00 PLN – Kupuję dostęp do wzoru Dokończ zamówienie Dodano do koszyka

Jak napisać pismo uzasadniające podwyżkę cen? Podwyżka cen usług lub produktów to coś nieuniknionego dla każdej firmy, która chce się rozwijać, a w dobie inflacji również dla każdej firmy, która chce po prostu utrzymać się na rynku. Aby przejść przez proces podwyżki, nie tracąc przy tym klientów czy kontrahentów, warto odpowiednio podejść do tego tematu.

W przypadku podwyżki cen przedsiębiorca ma przed sobą dwa rozwiązania: podnosić ceny w sposób niezauważalny i nieodczuwalny przez drugi podmiot lub podnieść ceny bezpośrednio do założonej wysokości i poinformować o tym drugi podmiot z odpowiednim wyprzedzeniem. Jak powinna wyglądać informacja o podwyżce cen usług lub produktów? Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego pisma przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór pisma, które pobierzesz powyżej.

Jak bezpiecznie podnieść ceny i nie informować o tym klienta/kontrahenta?

Pismo o podwyżce cen nie zawsze jest niezbędne. Przygotowuje się je przede wszystkim wtedy, kiedy firma obawia się, że gwałtowne podwyższenie cen spowoduje niekorzystną reakcję klienta/kontrahenta. Jeśli jednak przedsiębiorca odpowiednio rozplanuje taki proces, informacja dla drugiego podmiotu w stosunkach B2B czy B2C może nie być konieczna.

Jednak według mnie, w trosce o utratę klienta lub kontrahenta, zawsze lepiej sporządzić krótkie uzasadnienie podwyżki cen, niż totalnie zignorować powiadomienie klienta.

Najprostszy sposób to zastosowanie „techniki ledwo zauważalnej różnicy”, czyli stopniowe, sukcesywne podwyższanie cen do określonego pułapu, rozłożone w czasie na kilka, czy nawet kilkanaście miesięcy. Chodzi o to, aby każdorazowo podwyższać cenę tylko o 1-2%, tak aby druga strona nie zauważyła i nie odczuła podwyżki.

Takie rozwiązanie jest bezpieczną opcją i nie powinno zniechęcić do firmy ani klientów, ani kontrahentów – w końcu każdy pogodził się już ze stopniowo wzrastającymi cenami z uwagi na inflację.

Niestety, nie wszystkie firmy mogą jednak pozwolić sobie na tak powolne zwiększanie zysków. Niekiedy gwałtowny wzrost cen o 10 czy 20% jest konieczny, aby przedsiębiorstwo mogło utrzymać się na rynku.

Istnieje również kilka innych sposobów sprytnego podwyższenia ceny w taki sposób, aby klient czy kontrahent nie poczuli się pokrzywdzeni. Oto kolejne metody, które warto wziąć pod uwagę:

• Dwie wersje produktu – zamiast od razu zamieniać tańszy produkt na droższy, można zaoferować klientom (przynajmniej przez jakiś czas) dwie wersje do wyboru. Jedna będzie tańsza, a przez to nieco gorsza pod względem jakości, a druga droższa, ale jednocześnie lepsza. Klient dostanie szansę, aby porównać je i zastanowić się, czy warto zapłacić więcej za coś lepszego, czy lepiej poszukać tańszej alternatywy u konkurencji. Dotyczy to również usług.
• Wiele małych cen – zamiast sprzedawać kompletny produkt w całości, można podzielić go na elementy, które trzeba zakupić osobno. Wtedy jedna większa cena rozbija się na kilka mniejszych, co zupełnie inaczej działa na psychikę klienta. Taki sam zabieg można zastosować przy sprzedaży usług. Metoda ta wzorowana jest poniekąd na sprzedaży ratalnej.
• Ujednolicona cena – to technika stosowana przede wszystkim w gastronomii w ramach sprzedaży jedzenia na wagę. W jednej cenie klient może kupić tanią sałatkę i droższe mięso, ale uśredniona cena sprawia, że wydaje mu się to korzystne, a firma zwiększa swoje zyski.

Kiedy należy poinformować klienta/kontrahenta o podwyżce cen?

Pismo o podwyżkę do kontrahenta lub klienta będzie konieczne, jeśli firma nie zastosuje żadnej z wymienionych wyżej metod i znacząco podniesie ceny produktów lub usług „z dnia na dzień”.

Przesłanie informacji o podwyżce jest niezbędne, jeśli przedsiębiorstwo nie chce stracić klientów, którzy w reakcji na taki niespodziewany wzrost cen mogą po prostu odejść do konkurencji. Brak pisma uzasadniającego może doprowadzić do złości, a także całkowitej utraty zaufania po stronie kontrahenta czy klienta.

Tymczasem informację o podwyżce cen możesz przekazać w wiadomości e-mail lub listem, aby uprzedzić drugą stronę z odpowiednim wyprzedzeniem i wyjaśnić jej przyczyny podwyżki, dając jednocześnie klientowi lub kontrahentowi czas na porównanie ofert i zastanowienie się nad dalszą współpracą.

Pismo uzasadniające podwyżkę cen pełni rolę informacyjną i nie gwarantuje, że klient lub kontrahent pozostaną wierni firmie i nie odejdą w poszukiwaniu tańszej, równie dobrej alternatywy.

Niemniej jednak przesłanie takiej informacji z odpowiednim wyprzedzeniem zdecydowanie zmniejsza to ryzyko. Wywołuje również pozytywne emocje i może doprowadzić nawet do poprawy wizerunku marki w oczach klienta czy kontrahenta.

Jak napisać informację o podwyżce cen?

Wiele firm zastanawia się, jak poinformować klienta o podwyżce cen usług bądź produktów. Z pewnością nie jest to łatwe zadanie, gdyż nikt nie lubi płacić więcej, zwłaszcza za rzeczy czy usługi, które nie zostały w żaden sposób ulepszone.

Należy pamiętać więc, że informacja dla klienta o podwyżce cen usług lub produktów nie powinna mieć charakteru przeprosin za podwyżkę. Firmy często w relacji z klientem czy kontrahentem wydają czuć się winne podwyższenia cen. Tymczasem ich przyczyną są z reguły albo rosnące koszty produkcji, albo chęć udoskonalania produktu czy usługi. Nie ma więc za co przepraszać.

Błędne jest również „zrzucanie winy” na inne podmioty, na przykład na dostawców, którzy również podwyższyli swoje ceny.

Najważniejszą zasadą przy sporządzaniu takiego pisma jest posługiwanie się tak zwanym językiem korzyści, w czym pomocny może okazać się przygotowany przez nas wzór pisma o podwyżce cen usług lub produktów. Chodzi o to, aby uniknąć negatywnych stwierdzeń, a samą podwyżkę przedstawić jako coś koniec końców pozytywnego dla drugiej strony.

Firma może więc podkreślić, że starała się utrzymywać ceny na niskim poziomie, ale jest to już niemożliwe i grozi jej bankructwem z uwagi na rosnące koszty podstawowe utrzymania przedsiębiorstwa (chociażby koszty energii, paliwa, itp.).

Jednocześnie w piśmie warto przedstawić jak najwięcej zalet podwyżki, czyli chociażby podwyższenie jakości usług czy ulepszenie produktów. Wszystko to jest korzyścią dla klienta, za którą ten może chcieć zapłacić więcej z własnej woli.

Najważniejsze przy podwyższaniu cen jest:

• informowanie o nich klienta/kontrahenta z wyprzedzeniem, zanim zmiany wejdą w życie,
• wyjaśnienie przyczyn podwyżki cen tak, aby wykluczyć skojarzenia z chęcią osiągania większego zysku przez firmę,
• wskazanie klientowi/kontrahentowi korzyści wynikających z podwyżki,
• unikanie przepraszania – może to sugerować, że cena lub usługa nie są warte swojej ceny.

Pamiętaj, że prosząc klienta o nienależną podwyżkę cen usług lub produktów, narażasz się na utratę klienta. Podwyżkę stosuje się tylko wtedy, kiedy jest to konieczne.

Na koniec krótkie podsumowanie

Myśląc o podwyżce cen usług informacja powinna zawierać krótkie uzasadnienie, dlaczego cena usługi lub produkt zostaje podniesiona. W przypadku zwiększeniu ceny usług lub produktu można powołać się na następujące przyczyny:

• wysoka inflacja,
• konieczność zwiększania wynagrodzenia dla pracowników,
• wzrost cen surowców,
• wzrost kosztów transportu,
• wzrost kosztów energii.

Informacje o podwyżce cen najlepiej przekazywać klientom w formie pisemnej, tutaj preferowaną formą jest forma listowna. Oczywiście myśląc o podwyżce cen informacja powinna mieć za zadanie podtrzymać prawidłowe relacje handlowe i nieco uspokoić obawy klientów o dalszych podwyżkach cen.

Co więcej, konstruując informację o podwyżce cen musisz koniecznie podać powody jej wystąpienia, aby klient nie poczuł się oszukany. Piszemy wtedy więc, że doprowadzenie do aktualizacji cen katalogowych spowodowana jest przez […].

Etap, na jakim znajduje się Twoja firma przy zmianie cen – jest kluczowy, bo podniesienie cen może oznaczać utratę klientów. Im bardziej jednak zaangażujesz się w sporządzenie pisma informującego, tym mniej klientów możesz stracić. Tutaj namawiam Cię do pobrania przygotowanego przez nas wzoru pisma informującego klienta o podwyżce cen.

Podobne:

• Prośba o przyspieszenie płatności faktury WZÓR

Redakcja

Publikowane w naszym serwisie treści są najwyższej jakości. Jako legalnie działająca firma gwarantujemy, że kupujesz produkty cyfrowe z pewnego źródła.