Transformacja cyfrowa mocno przyspieszyła od czasu rozpoczęcia się pandemii COVID-19 i objęła niemal wszystkie obszary życia Polaków. Nie ominęła również instytucji państwowych.
Jak obecnie wygląda cyfryzacja usług publicznych w naszym kraju? Czy coś w tym zakresie można jeszcze zdziałać? Co dla obywateli Polski zmienia cyfryzacja w samorządach i urzędach? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule.
Od 24 stycznia znów praca zdalna w polskich urzędach
Zaledwie kilka dni temu, bo 24 stycznia, w życie weszło nowe rozporządzenie Rady Ministrów, w którym rząd nakazał powrót do pracy zdalnej w administracji publicznej i jednostkach organizacyjnych realizujących zadania o charakterze publicznym (poza sądami, prokuraturą i uczelniami wyższymi).
Wyjątek od nowego rozporządzenia mogą stanowić wyłącznie te sytuacje, w których realizacja zadań lub pomoc obywatelom nie jest możliwa do wykonania na odległość, gdy przepisy prawa stanowią inaczej albo kiedy urząd lub jednostka wykazują potrzebę, by dany pracownik stawił się do pracy w trybie stacjonarnym.
Urzędnicy mają pracować na odległość do 28 lutego. Może się jednak okazać, że obowiązkowa praca zdalna w administracji publicznej zostanie przedłużona.
Cyfryzacja usług publicznych w czasie pandemii COVID-19 w Polsce
Wiadomość o nowym rozporządzeniu nasuwa tylko jedno pytanie: czy polskie urzędy są gotowe na to, by bez zakłóceń pracować zdalnie? By na nie odpowiedzieć, warto przypomnieć sobie analogiczną sytuację z ubiegłego roku.
Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 czerwca 2021 wprowadziło obowiązek pracy w trybie zdalnym w urzędach administracji publicznej i jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania o charakterze publicznym. Wstępnie nakaz miał potrwać do 5 czerwca, jednak ostatecznie przedłużono go o kolejnych 20 dni.
Niestety cyfryzacja w samorządach w tamtym czasie okazała się być na poziomie niewystarczającym do tego, by pracę zdalną w sektorze administracji publicznej uznać za efektywną. Wykazał to raport opublikowany przez Najwyższą Izbę Kontroli (NIK) na początku grudnia 2021, przygotowany na podstawie kontroli w 40 urzędach w Polsce.
Wynika z niego, że 85 proc. przebadanych instytucji państwowych nie było przygotowanych do realizowania zadań na odległość. Głównymi powodami były brak sprzętu, który pracownicy mogliby zabrać do domu oraz bariery techniczne, takie, jak chociażby brak zdigitalizowanych danych lub brak zdalnego dostępu do dokumentów. Niemal wszyscy urzędnicy musieli korzystać z prywatnego dostępu do Internetu.
To wszystko sprawiło, że tylko 32 proc. pracowników poddanych kontroli urzędów było w stanie realizować swoje kluczowe obowiązki. Co w tym czasie robiła reszta urzędników? Głównie kształciła się we własnym zakresie, uczestniczyła w szkoleniach lub pozostawała do dyspozycji pracodawcy.
Wnioski wysnute przez Najwyższą Izbę Kontroli dotyczyły przede wszystkim tego, że cyfryzacja usług publicznych bez wyraźnego rozwoju i wdrożenia działań systemowych może stanowić realne zagrożenie nie tylko dla jakości usług świadczonych przez urzędy, ale również dla ciągłości funkcjonowania niektórych z nich.
Czy niecałe dwa miesiące po publikacji raportu NIK polskie urzędy są już odpowiednio przygotowane do tego, by ponownie przejść na pracę w trybie zdalnym? Wydaje się, że niekoniecznie.
Zwłaszcza, że początek roku w administracji publicznej jest okresem mocno pracowitym, a wiele stanowisk pracy i wymagań sprzętowo-technologicznych wciąż nie zostało odpowiednio dostosowanych do realizacji urzędniczych obowiązków na odległość.
Czy w najbliższych dniach czeka nas paraliż administracji publicznej?
Choć ubiegłoroczne doświadczenia i wyniki raportu Najwyższej Izby Kontrolinie są optymistyczne , wydaje się, że Polacy nie muszą obawiać się paraliżu administracji publicznej.
Wiele urzędów, powołując się na wspomniany wyjątek od zasad opisanych w najnowszym rozporządzeniu Rady Ministrów, nie planuje przejścia na zdalny tryb pracy, ponieważ już teraz wie, że wykonywanie przez pracowników kluczowych zadań byłoby na odległość zwyczajnie niemożliwe.
Ostatnie dwa pandemiczne lata to nie tylko pasmo nieszczęść, przez które cyfryzacja usług publicznych nie jest w stanie się dostatecznie rozwijać. Można znaleźć również pozytywne przykłady, dzięki którym cyfryzacja w samorządach postępuje. Mowa tu chociażby o flagowym programie Fundacji Polska Bezgotówkowa, w ramach którego od października 2021 zapewnia ona obsługę internetowych płatności bezgotówkowych, refundując koszty wdrożenia i rozliczania transakcji online.
Inicjatywa objęła jak do tej pory m.in. urzędy centralne, samorządy, sądy oraz publiczną służbę zdrowia.
Wszystkie instytucje publiczne (w tym administracja publiczna, administracja skarbowa, urzędy samorządu terytorialnego, sądy, publiczne przychodnie, publiczne szpitale czy pozostałe podmioty publiczne, jak chociażby przedszkola, szkoły, przedsiębiorstwa komunalne, teatry, muzea itd.), które chciałby wziąć udział w programie, mogą skorzystać ze wsparcia Fundacji Polska Bezgotówkowa aż do końca 2025.
Od petenta do e-klienta – cyfryzacja usług publicznych w odczuciu Polaków
Polacy nareszcie stali się dla urzędów nie petentami, ale klientami, a w przypadku usług zdalnych nawet e-klientami. Zarówno w kontekście stosunku urzędników do obywateli, jak i poziomu obsługi. Taki stan rzeczy przyspieszyła – rzecz jasna – pandemia COVID-19 i rozwijająca się wraz z nią cyfryzacja w samorządach oraz pozostałych instytucjach państwowych.
Co w ostatnim roku obywatel mógł załatwić w urzędach przez Internet? Chociażby wysłać dokumenty podpisane Profilem Zaufanym, złożyć deklarację podatkową, skorzystać z e-recept na leki i e-skierowań do lekarzy specjalistów oraz do szpitali.
Otrzymać unijny certyfikat covidowy, uzyskać elektroniczną wersję dowodu rejestracyjnego oraz prawa jazdy. Zgłosić urodzenie dziecka, nadać mu imię, a także złożyć wnioski o świadczenia rodzicielskie, świadczenia wychowawcze czy wyprawkę.
Wyrobić dowód osobisty oraz Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Otrzymać bon turystyczny i skorzystać z niego. Wziąć udział w spisie powszechnym. Na tym lista się nie kończy.
Choć niedoskonałe, sukcesywne wdrażanie w Polsce e-administracji to już nie ewolucja, jaką obserwowaliśmy przed pandemią COVID-19, a faktyczna rewolucja. Czym jeszcze „napędzana” jest cyfryzacja usług publicznych w naszym kraju?
Chociażby dynamicznym rozwojem bankowości elektronicznej, która umożliwiła m.in. uwierzytelnianie podczas składania przez obywateli różnego rodzaju wniosków urzędowych czy rejestracji i logowania się na portalach państwowych.
Co jeszcze można zrobić, by cyfryzacja w samorządach i urzędach była na wyższym poziomie?
W kwestii cyfryzacji usług publicznych w Polsce wciąż jest jeszcze wiele do zrobienia. Problem można zaobserwować między innymi w przypadku zbierania i przetwarzania danych. Konieczne jest chociażby stworzenie Zintegrowanej Platformy Analitycznej, która pozwalałaby instytucjom administracji w bezpieczny sposób korzystać z wszelkich udostępnionych publicznie baz danych.
Zadowalające jest, że cyfryzacja w samorządach i urzędach pozytywnie przełożyła się na relacje między funkcjonującymi w sektorze cyfrowym podmiotami publicznymi a podmiotami prywatnymi.
Administracja posiada coraz większe kompetencje do tego, by współpracować z przedsiębiorcami w zakresie informatyzacji i rozwijania nowoczesnych technologii. To spory przełom, który bez wątpienia może stanowić kluczowy czynnik dalszego rozwoju cyfryzacji usług publicznych w Polsce.
Coraz więcej firm – zwłaszcza liderów w branży technologicznej – oferuje urzędom państwowym gotowe rozwiązania, które w znacznym stopniu są w stanie usprawnić ich codzienne działanie.
Doskonałym przykładem jest chociażby Platforma Elektronicznej Obsługi Spraw (EOS) od firmy Comarch. To dedykowane administracji publicznej rozwiązanie dostarcza szereg funkcjonalności pomagających załatwiać sprawy urzędowe w sposób kompleksowy.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami, nadzorowanie czynności składających się na procedury administracyjne, automatyczne tworzenie rejestrów na podstawie danych zawartych w dokumentacji elektronicznej, wykonywanie analiz przestrzennych, raportowanie ich i wizualizowanie na mapie, dostęp do nowoczesnego geoportalu – to tylko niektóre z propozycji Comarch w ramach platformy EOS. Więcej informacji uzyskać można pod adresem https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/comarch-eos/.
Jaka przyszłość czeka polskie samorządy?
Tempo jakie na polską administrację narzuciła pandemia COVID-19 sprawiło, że cyfrowa przyszłość samorządów rysuje się w dość jasnych barwach. Kluczowym czynnikiem sukcesu okaże się tu z pewnością wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów. Istotne w sprawnej transformacji będą również takie kwestie, jak chociażby integracja systemów oraz cyberbezpieczeństwo.
Zadaniem państwa jestulokowowanie zasobów finansowych i osobowych, przeznaczanych na proces rozwoju elektronicznych usług publicznych, w sposób przemyślany i efektywny, a także podejmowanie trafnych decyzji o tym, które działania z zakresu informatyzacji i cyfryzacji powinny być realizowane centralnie, a które powinny być realizowane przez same urzędy.
Nowe technologie wykorzystane w odpowiedni sposób w służbie administracji publicznej i obywateli mogą nieść szereg korzyści dla obu stron. Przekształcenie państwa urzędowego w państwo usługowe, sprawnie i bezpiecznie działające online, to ogromne oszczędności i ułatwienia – zarówno w kontekście finansów, jak i czasu poświęcanego na załatwianie spraw administracyjnych.
Benchmarków w zakresie cyfryzacji usług publicznych na całym świecie można znaleźć całkiem sporo. Dobrym przykładem jest Estonia, która transformację administracyjną przeprowadza konsekwentnie już od ponad 20 lat.
Niemal 100 proc. obywateli posiada tam cyfrowe dowody, zakłada firmy przez Internet, przeprowadza operacje bankowe online. Tyle samo usług publicznych dostępnych jest w wersji elektronicznej.
Wszystkie e-usługi w Estonii powstają na bazie stabilnego, spełniającego najwyższe standardy cyberbezpieczeństwa rozwiązania chmurowego, które powstało w wyniku współpracy tamtejszego rządu z firmami prywatnymi. Dzięki temu zarządzanie usługami publicznymi stało się tam proste, wygodne, bezpieczne i o wiele tańsze.
Czy podobna przyszłość czeka polskie samorządy? To się dopiero okaże, ale miejmy nadzieję, że prędzej czy później do tego dojdzie. Kluczem do sukcesu będzie stworzenie przejrzystej strategii działania oraz jej konsekwentna realizacja, a także zaangażowanie doświadczonych i wykwalifikowanych partnerów technologicznych z sektora prywatnego.
Podobne tematy:
Publikowane w naszym serwisie treści są najwyższej jakości. Jako legalnie działająca firma gwarantujemy, że kupujesz produkty cyfrowe z pewnego źródła.